Alustame nagu tiimipõhises tarvikute auditiprojektis: paneme kirja, kus tarbeid kasutatakse ja kes neid tellib. Lepime kokku ühes mõõdus eesmärgis—vähem katkestusi, selgemad varud ja lihtsam asendamine. Seejärel teeme lühikese ülevaate olemasolevatest sahtlitest, kapist ja ühiskasutusalast.

Järgmiseks jagame vajadused kolmeks juhtumiks: kooliõpe, kontoritöö ja kodukontor. Iga juhtumi jaoks määrame “põhipaki” ning “lisatarvikud”, et vältida juhuslikku dubleerimist. Nii saab jaotus olla ühtne, isegi kui kasutajad eelistavad erinevaid brände.

Kirjutusvahendite puhul lepime kokku selge standardi: tindipliiats või pastakas igapäevaseks tööks ning paar varu ühisalale. Kontrollime, kas vaja on peenikest või jämedamat otsa, dokumentide allkirjastamiseks sobivat tinti ja markerit tahvlile. Õppekeskkonnas lisame vajadusel pliiatsid, kustukummid ja teritajad, kodukontoris rõhutame vaikseid ja määrdumiskindlaid valikuid.

Plokkide ja märkmepaberi osas valime formaadid ülesande järgi: lühimärkmeteks väikesed plokid, koosolekuteks A4 märkmepaber, liikuvaks tööks taskumärkmik. Paneme paika, kas eelistame joonelist, ruudulist või täpilist paigutust ning mitu lehte on mõistlik varus hoida. Et segadust vähendada, määrame ühele kasutusviisile ühe tüübi ja ühe hoiukoha.

Märkmike ja planeerijate juures otsustame, kas tiim vajab päevapõhist, nädalapõhist või projektilehtedega lahendust. Kontrollime, et kuupäevavahemik kataks kogu õppe- või tööperioodi ning et oleks ruumi ülesannete ja prioriteetide jaoks. Kodukontoris lisame soovi korral lihtsa harjumuste või kulude jälgimise lehe, ilma liigse keerukuseta.

Dokumendihalduse jaoks kaardistame kaustad, kiletaskud, vahelehed ja arhiivikastid ning seome need töövooga. Lepime kokku värvikoodi või nimetuse loogika (nt projekt, kuu, klient), et igaüks leiaks sama süsteemi järgi. Ühtlasi otsustame, kas igapäevadokumendid elavad laual sorteerijas ja arhiiv liigub perioodiliselt kappi.

Sildistamise ja märgistamise tarbed valime nii, et süsteem oleks üheselt loetav ja kiiresti uuendatav. Vaja võib minna etikette, sildilinte, markereid ja läbipaistvaid sildikilesid erinevate pindade jaoks. Koos lepime kokku, mis info sildile läheb (sisu, kuupäev, omanik) ja kuhu silt alati paigutatakse.

Kleeplintide ja liimide puhul loome väikese “kleepimise menüü”: pakketeip postitamiseks, maalriteip ajutiseks kinnituseks, kahepoolne teip esitlusteks ja liimipulk paberitööks. Kontrollime, millistel pindadel neid kasutatakse ning kas on vaja eemaldatavat või tugevamat kinnitust. Lisame käärid ja vajadusel teibirullihoidja, et kasutus oleks sujuv ning raiskamist vähem.

Prinditarvikute ja paberiformaatide osas vaatame esmalt seadme nõudeid: tooner või tindikassett, värviline või mustvalge, ning oodatav lehemaht kuus. Standardiseerime põhipaberi (nt A4) ning lisame vajadusel A3, fotopaberit või paksemat kartongi kooli ja esitlusmaterjalide jaoks. Et katkestusi vältida, määrame minimaalse varutaseme ja ühe selge tellimispunkti.

Lõpetuseks korrastame töölaua: igapäevatarbed käeulatusse, harva kasutatavad kõrvale ning jagatud tarbed ühte ühisjaama. Teeme tiimiga lühikese 10-minutilise testpäeva, kus jälgime, kas midagi on puudu või vales kohas. Seejärel fikseerime nimekirja ja hoiukohad ning lepime kokku kord kvartalis tehtava kiire ülevaatuse.